Organizar um evento é sempre um grande desafio. Por isso, muitas dúvidas podem surgir quando se pensa em como fazer um evento de sucesso.
Neste blog você confere um passo a passo com etapas de planejamento e organização que podem transformar o seu evento.
Etapa 1: Defina os objetivos do evento
Antes de mais nada é importante que o organizador tenha clareza sobre o objetivo do evento para que possa planejar e executar atividades que estejam alinhadas com esse objetivo.
Seja atingir uma meta de vendas de ingressos, proporcionar entretenimento ao seu público ou promover uma marca, o objetivo deve ser claro e tangível.
Além disso, os objetivos devem ser mensuráveis, de modo que seja possível avaliar o sucesso do evento e identificar oportunidades de melhoria para eventos futuros.
Etapa 2: Conheça o seu público-alvo
A definição de público-alvo é fundamental para se fazer um evento de sucesso. Isso porque a partir dessa definição será possível definir estratégias de captação de público para o seu evento.
Afinal, nenhum produtor deseja um evento com poucos presentes. Por isso é importante saber quem é o seu público, onde ele está mais presente, como se comunica, entre outras questões que podem auxiliar no conhecimento de quem pode se interessar pelo seu evento.
Etapa 3: Defina uma data estratégica para a realização do evento
Além disso, a definição da data é essencial para realização de um evento de sucesso.
A partir da definição do público é possível identificar e “fugir” de datas que possam ser conflitantes, como eventos similares e com os mesmos objetivos.
Também é importante considerar a disponibilidade da agenda de artistas e dos palcos dos eventos.
Ademais, dependendo do tipo de evento, o clima pode ser determinante para a definição de uma data estratégica. Fugir de datas tradicionalmente chuvosas, principalmente para eventos ao ar livre, por exemplo, é o ideal.
Etapa 4: Calcule um orçamento real para o seu evento
Muito do sucesso do evento se baseia no quão lucrativo ele pode ser. E um orçamento bem alinhado e realista é fundamental para cumprir esse objetivo.
Este levantamento deve levar em conta fatores como custo do local, decoração, equipe e fornecedores, segurança, além dos custos adicionais, como seguros, licenças e impostos.
Etapa 5: Estabeleça um cronograma
A saber um cronograma bem elaborado é uma ferramenta valiosa para garantir que o evento seja executado sem problemas e dentro do prazo estabelecido.
Por isso, deve-se levar em consideração três momentos distintos:
Antes do evento
Com toda certeza nesta etapa é realizada boa parte do planejamento das ações. É o momento de construção do seu evento. O estabelecimento dos objetivos, determinação de orçamento, busca por atrações e divulgação do evento, por exemplo, são realizados nessa etapa.
Nesta etapa também é feita a escolha pela plataforma de venda de ingressos online. Opte pela que possui as melhores soluções para seu evento.
Durante o evento
O cronograma durante o evento deve considerar principalmente o cumprimento dos horários propostos no planejamento, como horário de abertura dos portões, apresentação das atrações e encerramento, por exemplo.
Isto é, oferecer ao seu público sinais claros de organização para que a experiência seja a melhor possível.
Depois do evento
Com toda certeza o momento pós-evento é de suma importância para o seu sucesso e merece uma etapa do seu cronograma.
Este é um momento em que o produtor deve se organizar para avaliar a repercussão do evento, agradecer aos participantes e fornecedores, e claro, colher feedbacks para futuros eventos.
Deve-se incluir neste cronograma itens como elaboração de relatórios, balanço financeiro e análise de métricas.
Etapa 6: Escolha fornecedores confiáveis
Escolher fornecedores confiáveis é essencial para o sucesso do seu evento e também para evitar surpresas desagradáveis.
Por isso, ações como pesquisar fornecedores de cada área, buscar e examinar referências, verificar a experiência de cada possível parceiro e a qualidade do serviço prestado são fundamentais.
Além disso, pedir orçamentos e formalizar um contrato quando a parceria for consumada é fundamental para se resguardar e firmar acordos confiáveis.
Etapa 7: Invista em tecnologia
Investir em tecnologia pode ser uma ótima maneira de melhorar a experiência dos participantes e otimizar os processos do seu evento.
Ou seja, leve em consideração divulgar de forma profissional seu evento nas redes sociais e optar por uma ticketeira online que possibilite o máximo de soluções para a venda de ingressos.
Certamente ter a tecnologia como aliada pode impactar positivamente no sucesso do seu evento.
Etapa 8: Escolha a plataforma certa para venda e gestão do seu evento
Com toda certeza definir a plataforma que oferece as melhores soluções para divulgação e gestão é peça chave para o sucesso do seu evento.
A saber são nessas etapas em que moram alguns dos maiores gargalos para realização de um evento de sucesso.
Por isso, optar por uma plataforma completa com recursos que facilitem o pagamento do seu público, o controle de acesso no evento, emissão de cupons sem dor de cabeça e geração de relatórios completos pode ser determinante para o sucesso do seu evento.
Etapa 9: Avalie os resultados do seu pós-evento
Por fim, é no pós-evento em que de fato os resultados podem ser avaliados e o organizador pode chegar à conclusão se seu evento foi um sucesso ou não.
Por isso, dê bastante atenção a essa etapa do processo. Tenha ferramentas adequadas para gerar relatórios completos e confiáveis.
Analise as métricas e colha feedbacks. Estes são passos importantes para se guiar na realização do seu próximo evento.
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