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Passo a passo de como fazer um evento de sucesso

Organizar um evento é sempre um grande desafio. Por isso, muitas dúvidas podem surgir quando se pensa em como fazer um evento de sucesso.

Neste blog você confere um passo a passo com etapas de planejamento e organização que podem transformar o seu evento.   

Etapa 1: Defina os objetivos do evento

Antes de mais nada é importante que o organizador tenha clareza sobre o objetivo do evento para que possa planejar e executar atividades que estejam alinhadas com esse objetivo.

Seja atingir uma meta de vendas de ingressos, proporcionar entretenimento ao seu público ou promover uma marca, o objetivo deve ser claro e tangível.

Além disso, os objetivos devem ser mensuráveis, de modo que seja possível avaliar o sucesso do evento e identificar oportunidades de melhoria para eventos futuros.

Etapa 2: Conheça o seu público-alvo

A definição de público-alvo é fundamental para se fazer um evento de sucesso. Isso porque a partir dessa definição será possível definir estratégias de captação de público para o seu evento.

Afinal, nenhum produtor deseja um evento com poucos presentes. Por isso é importante saber quem é o seu público, onde ele está mais presente, como se comunica, entre outras questões que podem auxiliar no conhecimento de quem pode se interessar pelo seu evento. 

Como fazer um evento de sucesso: entenda o passo a passo (Foto: Free Pik)

Etapa 3: Defina uma data estratégica para a realização do evento

Além disso, a definição da data é essencial para realização de um evento de sucesso.

A partir da definição do público é possível identificar e “fugir” de datas que possam ser conflitantes, como eventos similares e com os mesmos objetivos.

Também é importante considerar a disponibilidade da agenda de artistas e dos palcos dos eventos.

Ademais, dependendo do tipo de evento, o clima pode ser determinante para a definição de uma data estratégica. Fugir de datas tradicionalmente chuvosas, principalmente para eventos ao ar livre, por exemplo, é o ideal.

Etapa 4: Calcule um orçamento real para o seu evento 

Muito do sucesso do evento se baseia no quão lucrativo ele pode ser. E um orçamento bem alinhado e realista é fundamental para cumprir esse objetivo.

Este levantamento deve levar em conta fatores como custo do local, decoração, equipe e fornecedores, segurança, além dos custos adicionais, como seguros, licenças e impostos. 

Etapa 5: Estabeleça um cronograma 

A saber um cronograma bem elaborado é uma ferramenta valiosa para garantir que o evento seja executado sem problemas e dentro do prazo estabelecido.

Por isso, deve-se levar em consideração três momentos distintos:

Antes do evento


Com toda certeza nesta etapa é realizada boa parte do planejamento das ações. É o momento de construção do seu evento. O estabelecimento dos objetivos, determinação de orçamento, busca por atrações e divulgação do evento, por exemplo, são realizados nessa etapa.  

Nesta etapa também é feita a escolha pela plataforma de venda de ingressos online. Opte pela que possui as melhores soluções para seu evento. 

Durante o evento 

O cronograma durante o evento deve considerar principalmente o cumprimento dos horários propostos no planejamento, como horário de abertura dos portões, apresentação das atrações e encerramento, por exemplo.

Isto é, oferecer ao seu público sinais claros de organização para que a experiência seja a melhor possível. 

Depois do evento

Com toda certeza o momento pós-evento é de suma importância para o seu sucesso e merece uma etapa do seu cronograma.

Este é um momento em que o produtor deve se organizar para avaliar a repercussão do evento, agradecer aos participantes e fornecedores, e claro, colher feedbacks para futuros eventos.

Deve-se incluir neste cronograma itens como elaboração de relatórios, balanço financeiro e análise de métricas. 

Etapa 6: Escolha fornecedores confiáveis

Escolher fornecedores confiáveis é essencial para o sucesso do seu evento e também para evitar surpresas desagradáveis.

Por isso, ações como pesquisar fornecedores de cada área, buscar e examinar referências, verificar a experiência de cada possível parceiro e a qualidade do serviço prestado são fundamentais.

Além disso, pedir orçamentos e formalizar um contrato quando a parceria for consumada é fundamental para se resguardar e firmar acordos confiáveis. 

Etapa 7: Invista em tecnologia

Investir em tecnologia pode ser uma ótima maneira de melhorar a experiência dos participantes e otimizar os processos do seu evento.

Ou seja, leve em consideração divulgar de forma profissional seu evento nas redes sociais e optar por uma ticketeira online que possibilite o máximo de soluções para a venda de ingressos.

Certamente ter a tecnologia como aliada pode impactar positivamente no sucesso do seu evento.

Etapa 8: Escolha a plataforma certa para venda e gestão do seu evento

Com toda certeza definir a plataforma que oferece as melhores soluções para divulgação e gestão é peça chave para o sucesso do seu evento.

A saber são nessas etapas em que moram alguns dos maiores gargalos para realização de um evento de sucesso.

Por isso, optar por uma plataforma completa com recursos que facilitem o pagamento do seu público, o controle de acesso no evento, emissão de cupons sem dor de cabeça e geração de relatórios completos pode ser determinante para o sucesso do seu evento.

Etapa 9: Avalie os resultados do seu pós-evento

Por fim, é no pós-evento em que de fato os resultados podem ser avaliados e o organizador pode chegar à conclusão se seu evento foi um sucesso ou não.

Por isso, dê bastante atenção a essa etapa do processo. Tenha ferramentas adequadas para gerar relatórios completos e confiáveis.

Analise as métricas e colha feedbacks. Estes são passos importantes para se guiar na realização do seu próximo evento.

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