As KPIs de sucesso para um evento são métricas importantes que ajudam a medir e avaliar
o desempenho de um evento.
Em outras palavras, a partir desses indicadores é possível acompanhar e monitorar diversos aspectos relacionados a um evento, como o número de participantes, o retorno sobre o investimento (ROI), o engajamento do público, a satisfação dos participantes, entre outros.
Conheça agora quais são as KPIs de sucesso para um evento.
O que são KPIs?
Antes de mais nada é importante esclarecer afinal o que são KPIs. A sigla é derivada do termo em inglês Key Performance Indicators, que quer dizer Indicadores Chave de Performance/Desempenho.
Além disso, os KPIs podem variar dependendo do contexto e dos objetivos, mas geralmente são definidos com base em dados quantitativos e podem ser utilizados para monitorar e avaliar o progresso em direção a uma meta.
E para os produtores a meta mais importante é sempre a mesma: o sucesso do seu evento!
Por que definir os KPIs para o meu evento?
Ademais é importante definir os KPIs para um evento pois os mesmos ajudam a focar a atenção nas áreas mais críticas para o sucesso do projeto, além de permitir o acompanhamento do desempenho e a tomada de decisões com base em dados concretos.
Para tanto é fundamental que os KPIs escolhidos sejam relevantes para os objetivos do evento e que possam ser medidos de forma confiável e regular.
Porque acompanhar suas métricas
A fim de definir as KPIs de sucesso do seu evento é importante destacar porque acompanhar suas métricas.
A saber as razões são várias que variam desde justificativa para investimentos a possíveis mudanças na organização do evento. Entenda:
Justificativa para os investimentos
A princípio, métricas podem ser um excelente indicativo para determinados investimentos em um evento. A expressão “os números não mentem” é uma máxima muito bem-vinda neste contexto.
A partir da análise de dados é possível investir de forma estratégica, reduzindo o risco de desperdício de recursos, além de aumentar as chances de sucesso do evento.
Um exemplo interessante pode ser o investimento no aluguel da casa de shows. Ter em mãos dados mais precisos da estimativa de público tornam a tomada de decisão mais assertiva, evitando o risco de alugar um espaço maior e mais caro para um público menor.
Identificação de gargalos
Além disso, analisar suas métricas pode ser uma excelente forma para identificar gargalos no processo de produção do evento.
Antes de mais nada vale destacar que gargalos são pontos em que o processo é impedido ou retardado devido a uma série de fatores, como falta de recursos, capacidade insuficiente ou problema de logística.
Quando se tem acesso aos dados a identificação e resolução destes gargalos de forma eficiente é mais provável.
Melhor planejamento de verbas
Ademais, acompanhar as métricas do seu evento resultam em um melhor planejamento de verbas.
Ou seja, a visão a partir dos dados pode ser determinante para identificar o que está funcionando e o que não está.
Isso permite que o produtor faça ajustes na sua estratégia e realoque recursos de forma mais
eficiente, resultando em uma melhor utilização das verbas.
Melhoria na conversão
Além disso, analisar suas métricas pode permitir uma melhoria naquele que na maioria das vezes é o principal objetivo do evento: a conversão. Ou seja, a etapa do processo de compra em que o cliente de fato adquire o seu ingresso.
Mas como isso é possível? Se tratando de venda online em uma plataforma completa como a Uniticket, métricas como taxa de conversão, taxa de abandono de carrinho, tempo médio de permanência no site de compra, além da taxa de rejeição, podem ser analisadas.
A partir destes relatórios estratégias para melhoria de conversão podem ser elaboradas.
Atração de patrocinadores
Outrossim, métricas presumem previsibilidade de faturamento do seu evento. E é justamente isso que os patrocinadores buscam na hora de investir em um projeto.
Ou seja, ter o controle dos dados relacionados ao seu evento demonstra um profissionalismo maior tornando mais provável que uma marca se interesse em investir nele.
Possíveis mudanças na organização do evento
Por fim, a análise de métricas é capaz de gerar um panorama global sobre o que está sendo feito em todas diferentes áreas do evento, desde as mais operacionais até as mais estratégicas.
Assim, é possível modificar desde a etapa final de vendas, que pode possuir algum gargalo, até mesmo um ponto relacionado à organização do evento.
Em conclusão, dados podem justificar as tomadas de decisão mais complexas e difíceis de serem executadas.
Como definir as principais métricas para o seu evento
Mas afinal quais são as métricas e os KPIs de sucesso para um evento? A resposta pode estar relacionada a vários deles e depende diretamente do objetivo do seu evento. Confira abaixo os principais:
Taxa de conversão
A princípio a taxa de conversão pode ser um dos mais importantes KPIs de sucesso para um evento.
Para calcular a taxa de conversão de um evento, é necessário ter um objetivo claro e mensurável como a venda de ingressos, por exemplo.
Depois, é preciso medir o número de usuários que realizaram essa ação e dividi-lo pelo número total de usuários que visitaram a sua página de vendas. O resultado é a taxa de conversão do evento.
Volume de ingressos vendidos
Além disso, o volume de ingressos vendidos pode presumir boa parte do faturamento de um
evento.
Ter uma plataforma de vendas em que todos os ingressos são vendidos e validados de forma unificada pode facilitar muito a vida do produtor do evento no momento de fechar essa conta e determinar seus lucros ou prejuízos.
Custo por participante
Outro KPI de sucesso para um evento é o custo por participante. É a partir desta métrica que é possível entender quanto cada membro do seu público te custará, para assim obter a sua margem de lucro.
Esta métrica influência em outras, como a precificação do ingresso por exemplo ou o da bebida a ser comercializada no evento.
Retorno Sobre o Investimento (ROI)
Além disso, outro KPI fundamental para o sucesso de um evento é o Retorno Sobre o Investimento (ROI).
O cálculo do ROI envolve a comparação do retorno financeiro gerado pelo evento em relação ao
investimento feito para realizá-lo.
Para calcular o ROI do seu evento, siga os seguintes passos:
● Calcule o investimento total feito para realizar o evento.
● Calcule o lucro líquido gerado pelo evento. Inclua todas as receitas geradas pelo evento e subtraia desse valor todos os custos diretos relacionados à produção do evento.
● Divida o lucro líquido pelo investimento total e multiplique por 100 para obter o ROI em porcentagem.
A fórmula do cálculo do ROI é: (Lucro Líquido / Investimento Total) x 100.
Por exemplo, se você investiu R$ 10.000 para realizar um evento e gerou um lucro líquido de R$
20.000, o cálculo do ROI seria: (20.000 – 10.000) / 10.000 x 100 = 100%.
Isso significa que você obteve um retorno de 100% sobre o investimento realizado. Quanto
maior for o ROI, melhor será o desempenho financeiro do evento.
Participantes presentes
Outra métrica relevante para seu evento é o número de participantes presentes. Ter acesso a esse número com o máximo de exatidão facilita o cálculo do seu retorno financeiro sobre o evento.
Mas como ter esse controle? Opte por soluções que façam a validação precisa do seu público na portaria do evento, como a Uniticket.
Interesse dos patrocinadores
Ademais, o interesse dos patrocinadores é outra métrica que merece a atenção do organizador do evento.
O levantamento de marcas interessadas em estarem em seu evento pode ser um importante fator para negociação de contratos e obtenção de margens melhores.
Taxa de fidelidade – Participantes novos x recorrentes
A taxa de fidelidade de um evento é uma métrica que mede a proporção de participantes que já participaram de um evento anteriormente.
É uma maneira de avaliar o nível de lealdade e engajamento dos participantes. Para calcular a taxa de fidelidade de um evento, siga os seguintes passos:
● Identifique o número de participantes do evento atual que participaram do evento anterior.
● Divida o número de participantes que retornaram pelo número total de participantes do evento atual e multiplique por 100 para obter a taxa de fidelidade em porcentagem.
A fórmula do cálculo da taxa de fidelidade é: (Número de Participantes que Retornaram / Número Total de Participantes do Evento Atual) x 100.
Por exemplo, se o seu evento atual teve 500 participantes e 200 deles participaram do evento anterior, a taxa de fidelidade seria de 40% (200/500 x 100).
A obtenção desses dados só é possível com a utilização de plataformas de venda de ingressos capazes de
armazenar dados de forma segura do seu público, como a Uniticket.
Feedbacks (NPS)
Por fim, mas não menos importante, as métricas originárias do pós-venda. Colher o retorno e a opinião do seu público é fundamental para estar em um caminho constante de evolução.
Uma das formas de fazer isso é por meio da pesquisa de NPS. Resumidamente, o NPS é baseado em uma pergunta simples: “Em uma escala de 0 a 10, qual é a probabilidade de você recomendar a nossa empresa/produto/serviço para um amigo ou colega?”.
A partir da resposta, os clientes são categorizados em três grupos: Promotores (notas 9 ou 10), Neutros (notas 7 ou 8) e Detratores (notas de 0 a 6).
Porque contratar a Uniticket
Mais que um site de venda de ingressos, a Uniticket é uma plataforma de gerenciamento do seu evento. E como visto, os KPIs de sucesso para um evento dependem de dados e informações precisas, colhidas antes, durante e depois do evento.
A Uniticket fornece relatórios completos que podem auxiliar na análise dessas diferentes etapas. Além disso, executa de forma confiável etapas de venda e validação dos ingressos.
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